協同辦公系統方案

一、 系統開發背景
隨著 21 世紀知識經濟時代的來臨，知識已成為經濟增長和社會發展及企事業單位成長的關鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企事業單位及機構信息化建設的核心。在知識經濟時代，企業與機構不僅要求成員對他所要實施的任務目標能夠"知其然"，更要求成員（特別是管理者）夠"知其所以然"。在這種背景下，辦公自動化領域不可避免地孕育著一場新的革命：從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統提升到以知識管理為內容核心的第三代辦公自動化系統。
目前辦公自動化系統的發展已經到了第三代，即基于知識管理的辦公自動化。系統建立在事業單位 Intranet 平臺之上，能夠幫助事業單位實現動態的內容顯示和知識的實際管理，使單位內部的每一位成員都能夠在協作中不斷獲得學習的機會和進步。超迅協同辦公系統是基于廣東省政務網電子認證平臺，采用 JAVA 技術開發的三層體系架構辦公系統，符合國家有關電子政務的要求，能達到提高協同辦公效率的目標。

二、 系統特點
超迅協同辦公系統具有以下特點：
1 采用 J2EE 架構，面向組件的技術、XML 技術和 WEB 技術。
2 安全可靠，集成了廣東數字證書認證中心的身份認證、數字簽名、數字加密、電子公等多項安全保障技術。
3 強大的個性化功能，用戶可定義不同的界面風格、顏色、內容布局等。
4 強大流程設計功能，用戶可自定義設置工作流程、表單設計、審批流程等，從而大大提高了處理各類事務的工作效率。
5 在 Web 上提供手寫簽名、電子蓋章、印章管理、編輯 Word/WPS 文件、對 Word/WPS 文件進行批注、對照核稿等功能，實現辦公網絡化。
6 提供決策支持服務，豐富的圖表分析功能和智能分析判斷、預警提示功能，為領導及時安排任務及作相應決策提供科學的依據。
7引用功能、角色、用戶的概念，構造完善的授權機制，確保系統數據的安全性和保密性。對敏感數據的操作進行跟蹤記錄，做到責權分明。
8系統支持采用遵循 SQL 結構標準的數據庫，如 Sybase、SQL Server、Oracle 等。

三、 系統功能
超迅協同辦公系統是圍繞單位內日常辦公業務，運用現代信息技術，逐步整合現有的信息資源，建立標準統一的網絡平臺和信息資源庫，通過信息管理系統對所有分散采集的數據進行統計、分析，加強和加快與各級部門之間的信息溝通，為社會提供更高質量、更廣泛、
更快捷的協同辦公服務。系統主要包括個人辦公桌面、知識管理、工作流管理、公文流轉、日常管理、內部通訊、公共信息、系統管理八大模塊，實現功能包括工作流管理、強大查詢與搜索功能、手寫批注和電子公文、文件掃描及瀏覽、直觀易用的報表和圖表。滿足目前和將來一段時期內辦公業務的開展和拓展的需求。
系統的主要功能包括：



3.1 個人辦公桌面
在超迅協同辦公系統中，系統的每個用戶都可以依照自己的喜好和意愿設計自己的工作桌面，包括界面風格樣式、布局、背景、功能模塊排布等等，讓用戶使用起來感覺親切，實現最大程度的易用性。用戶登錄系統時，系統將檢測屬于用戶私有的個人密鑰，核對 PIN 碼后將自動確定用戶身份，并從數據庫中調出當前用戶個性化的設置界面。

3.2 知識管理

知識庫的主要目的是實現知識點（資料）的集中共享和知識獲取的統一口徑，具有強大的知識存放空間。系統的知識管理功能主要實現了對不同級別或同一級別的工作部門對知識庫進行分類管理，以及對個人資料的管理。如局知識庫、科室資料庫、個人資料庫，并實現對分類的增加、修改、刪除等功能，內容相近的文檔可以建立聯系，方便獲取相關資料的信息。



3.3 工作流管理
企事業單位實施工作流管理有助于提高單位工作效率、優化并合理利用資源、并可提高企業運作的靈活性和適應性等等。本系統中，工作流管理主要提供圖形化的操作界面進行各種文種表單的自定義、各種流程環節的配置、各處理環節相關角色的設定、流程監控、各流程運行情況統計分析等等功能。貫穿于整個系統的各功能模塊，是各功能模塊高效運作的基礎和核心。

3.4 公文流轉
公文流轉主要實現收文、發文等公文的管理，運行在工作流管理平臺之上。 公文流轉主要以工作流管理功能為基礎，表單和流程通過工作流管理設置，由系統管理員將發文或收文的工作流實例化，流轉過程中每到達一環節，都會在發文或收文處理者的待辦事宜中增加一條記錄。通過待辦事宜功能，處理者能直接打開對應的發文或收文進行處理。 在公文的整個流轉過程中，系統根據各公文處理者對公文的辦理情況，可以自動產生督辦信息。 公文正文信息都采用了 GDCA 提供的個人密鑰進行加密，查看正文時系統會檢測密鑰并利用私人密鑰進行解密，當密鑰被拔出后將無法查閱文件信息，安全保密。

3.5 日常管理
日常管理功能主要是實現對企事業單位內日常的各種事務進行信息提取、流程監控，以先進的計算機技術提高日常工作的效率和管理水平，功能包括有：會議管理、辦公用品管理、申請與審批、任務計劃管理等等。

3.6 內部通訊
內部通訊功能實現企事業單位內部成員間的信息交互以及即時提醒功能。此外，通過短消息功能，還可以實現對外界人員發送信息。系統還提供了收發郵件功能，各用戶之間可以通過此功能方便地交流信息，在發出郵件的同時可選擇是否發送短信提示郵件接收者，將無線通訊技術集成到系統中，讓工作更加便利。

3.7 公共信息
公共信息模塊設置了學習園地，通知，公告，新聞，電子論壇，申請與審批。此模塊有助于辦公管理系統的工作透明化，確保各級部門開展工作步調一致，標準統一。同時全面接受內部監督和管理，充分發揮用戶的積極性，用戶可通過電子論壇等功能進行學習交流、自由討論，及時掌握新動態信息。

3.8 系統管理
在系統管理中，系統提供了建立了切合實際的層次結構的功能。管理員可以方便的設置用戶級別和權限，可以為用戶設置細化到每一個模塊的增加、刪除、修改、瀏覽、審核等各種權限，每個用戶隸屬不同的組織機構，只能查看本單位和下級單位的信息，管理更加完善，安全性更高。

四、 最佳配置建議方案
本軟件系統最佳運行環境為：
應用服務中間件：WebLogic 8.0
數據庫：Oracle 9i
操作系統：Windows Server/Linux
本系統的軟件體系結構為三層架構，因此部署本系統時，為求達到最佳效果，建議將應用服務器和數據庫服務器分開，采用兩臺服務器。此外，為保證數據安全，另外需要配備備份設備，也可采用雙機熱備的方式提供不間斷服務。
建議配置方案：
1、應用服務器：一臺，采用 XEON 至強 CPU 2.4GHz 以上的服務器，內存 1G 或以上；
2、數據服務器：一臺，建議兩臺做成雙機熱備，采用 XEON 至強 CPU 2.4GHz 或以上
的服務器，建議雙 CPU 配置，內存建議 2G 或更多，配置磁帶機以提供物理備份。